خطة تنفيذية لجرد فرعي بنغازي وطرابلس بالباركود، واعتماد الدورات المستندية للنقل بين الفرعين والبيع وتحميل المندوبين، مبنية على واجهتي العمليات المخزنية والمستندات في Brandzo Hub.
تنظّم هذه الخطة تنفيذ جرد مخزون شركة نوفا في فرعي بنغازي وطرابلس، وتفعيل الدورات المستندية للنقل بين الفرعين والبيع وتحميل المندوبين. وهي مبنية على ما هو متاح فعليًا في منصة Brandzo Hub دون افتراض إمكانات غير موجودة: أداة جرد بالباركود تفتح عملية عند أول حفظ وتسمح بانضمام الفريق عبر رمز العملية، وتعرض مؤشرات المسح والفروقات والأصناف غير المعرّفة مع تصدير Excel؛ ثم تنتقل بعد المطابقة إلى دورة مستندية رسمية ذات رقم تسلسلي ومنشئ ومعتمد وسجل تدقيق.
عند المعاينة المباشرة بتاريخ 15 أغسطس 2026 ظهرت قائمة ماستر تضم 1,041 صنفًا، وهي أوسع من نطاق شركة نوفا. لذلك اعتُمدت ملفات البرندات الخمسة الواردة في البند 03 كمرجع حاكم للنطاق، ولا يُعدّ أي صنف لمجرد ظهوره في قائمة الماستر.
لا يبدأ الجرد قبل الحصول على الضوء الأخضر الخطي من شركة نوفا. وتُفتح عملية جرد مستقلة لكل فرع، ويُثبَّت رمز كل عملية أمام اسم فرعها في محضر التنسيق؛ لأن واجهة البدء الحالية لا تعرض حقلًا مستقلًا لاختيار الفرع، ومشاركة الرمز بين الفرعين تُفقد الفصل بين نتيجتيهما.
| م | المؤشر | طريقة الاحتساب | المستهدف | توقيت القياس |
|---|---|---|---|---|
| 1 | تغطية المسح | الأصناف الممسوحة ÷ أصناف الملفات المرجعية | 100% | قبل الإقفال |
| 2 | دقة الجرد | ١ − (مجموع الفروقات المطلقة ÷ إجمالي الكمية الدفترية) | ≥ 98%مقترح | بعد إعادة العد |
| 3 | إقفال الأصناف غير المعرّفة | الحالات المصنّفة والمقرَّرة ÷ إجمالي غير المعرّف | 100% | قبل إصدار محضر CC |
| 4 | زمن الإقفال المستندي | من انتهاء العد حتى اعتماد محضر الجرد | ≤ 48 ساعةمقترح | لكل فرع |
| 5 | اكتمال السلسلة المستندية | العمليات المنفذة بسلسلتها الكاملة ÷ إجمالي العمليات | 100% | خلال فترة التشغيل |
| 6 | سلامة عزل الفرعين | عمليات مسجلة تحت الرمز الصحيح ÷ إجمالي العمليات | 100% | متابعة لحظية |
المستهدفات المؤشَّر عليها بـ«مقترح» قيم مبدئية من إدارة السلاسل والإمداد، تُعرض للاعتماد في اجتماع التنسيق (البند 12) وتصبح ملزمة بعد إقرارها.
ملفات البرندات التالية هي المرجع الحاكم لنطاق العد. أي صنف لا يرد في هذه الملفات لا يُعدّ، ويُسجَّل ضمن قائمة الأصناف غير المعرّفة وفق قواعد البند 09.
| م | البرند / المجموعة | ملف الأصناف الحاكم | حالة الجاهزية |
|---|---|---|---|
| 1 | Wet n Wild | أصناف ويت ان وايلد.xlsx | يؤكَّد قبل البدء |
| 2 | MIA Skin Care | سكن كير MIA.xls | يؤكَّد قبل البدء |
| 3 | GUESS / قيس | قيس.xls | يؤكَّد قبل البدء |
| 4 | MAUBOUSSIN / ميبسون | ميبسون.xls | يؤكَّد قبل البدء |
| 5 | MIA Makeup | ميكب MIA.xls | يؤكَّد قبل البدء |
قائمة الماستر (1,041 صنفًا) ليست مرجع النطاق. وتُعامل الحالات التالية خارج العد وتُوثَّق في سجل مستقل يُعرض عند المطابقة: الأصناف التالفة أو منتهية الصلاحية، والبضاعة بالطريق أو غير المستلمة فعليًا، والأصناف التابعة لبرندات أخرى. تُعتمد هذه القاعدة نهائيًا في اجتماع التنسيق.
تمثل البنود التالية شرط بدء لا توصية. لا يُفتح العد في أي فرع ما لم تُستوفَ جميعها ويُثبَّت استيفاؤها في محضر التنسيق.
تُنفَّذ الخطوات بالتسلسل، ولا يُنتقل إلى خطوة لاحقة قبل إغلاق سابقتها. يسري التسلسل نفسه على كل فرع داخل نافذته المستقلة.
تأكيد الفرعين وملفات البرندات وممثلي الطرفين، وتحديد نافذة إيقاف الحركة أو توثيقها.
اختيار وضع «جرد» وفتح عملية مستقلة لبنغازي وأخرى لطرابلس، مع تثبيت رمز كل عملية أمام اسم فرعها في محضر التنسيق.
استخدام البحث لتحديد نطاق البرند، ثم مسح الباركود أو كتابته والضغط على Enter. لا يُعدّ أي صنف خارج الملفات المرجعية.
أول حفظ يفتح العملية؛ وينضم بقية أعضاء الفريق إلى العملية الصحيحة عبر رمزها، بدل إنشاء عمليات متفرقة تُشتّت النتيجة.
مراقبة مؤشرات: الكل، تم المسح، لم يُمسح، الفروقات، وغير معرّف. تُعاد الفروقات ويُعزل غير المعرّف قبل الإقفال.
تصدير Excel لكل عملية على حدة، ومطابقة النتيجة مع السجل الدفتري وملفات الأصناف، دون أي تسوية تلقائية.
إنشاء «محضر الجرد الدوري (CC)»، ثم «سند تسوية مخزون (ADJ)» فقط عند وجود فرق وبعد الاعتماد.
التوقيتات معبَّر عنها نسبيًا حيث «ت» هو يوم بدء العد في الفرع المعني، لأن التواريخ الفعلية تُحدَّد في اجتماع التنسيق. ويُنفَّذ الجدول نفسه لكل فرع ضمن نافذته المستقلة.
| التوقيت | المرحلة | المخرج المطلوب | الجهة المسؤولة |
|---|---|---|---|
| ت − 7 | اجتماع التنسيق واعتماد الخطة والدورات المستندية | محضر تنسيق موقّع | نوفا + السلاسل والإمداد |
| ت − 3 | تجهيز ملفات البرندات والباركودات والأجهزة وتشكيل الفرق | قائمة جاهزية معتمدة | السلاسل والإمداد |
| ت − 1 | فتح العمليتين وتثبيت الرمزين وتعميم تعليمات وقف الحركة | تعميم تشغيلي + رمزا العمليتين | السلاسل والإمداد + ممثلو الفروع |
| ت | تنفيذ العد بالباركود حسب البرند داخل العملية الصحيحة | تصدير Excel للعملية | فريق الجرد |
| ت + 1 | إعادة عد الفروقات وتصنيف الأصناف غير المعرّفة | قائمة فروقات نهائية + قائمة غير معرّف مصنّفة | فريق الجرد + ممثلو الفروع |
| ت + 2 | المطابقة مع السجل الدفتري وسجل الحركة الطارئة | تقرير مطابقة | السلاسل والإمداد |
| ت + 3 | إصدار محضر الجرد CC واعتماده، وسند ADJ عند وجود فرق معتمد | محضر معتمد + سند تسوية عند اللزوم | المخوّلون بالاعتماد |
| ت + 5 | تفعيل دورات النقل والبيع وتحميل المندوبين وتسليم حزمة الإقفال | تقرير إقفال + ملف التسليم | السلاسل والإمداد |
الجدول مقترح من إدارة السلاسل والإمداد ويُثبَّت بتواريخ فعلية عند اعتماد مواعيد الفرعين في اجتماع التنسيق.
لا تُختصر الدورة إلى رابط واحد أو مستند منفرد. كل عملية تُنشأ كسلسلة مستندات مترابطة من الطلب حتى الاستلام أو التسوية، بأرقام تسلسلية ومنشئ ومعتمد وسجل تدقيق.
| الطرف | المسؤولية | المخرج / الاعتماد |
|---|---|---|
| شركة نوفا | اعتماد النطاق والمواعيد، توفير ممثلي الفرعين، واعتماد الفروقات والنتيجة النهائية. | ضوء أخضر ومحضر معتمد |
| إدارة السلاسل والإمداد — برند زو | إدارة الخطة، تثبيت رموز العمليات، متابعة المؤشرات والاستثناءات، والتنسيق المستندي. | سجل تنفيذ وتقرير إقفال |
| فريق الجرد | المسح داخل العملية الصحيحة، الالتزام بملفات البرندات، ورفع الأصناف غير المعرّفة والفروقات. | بيانات جرد قابلة للتتبع |
| ممثلو الفروع | تأمين الوصول للمخزون، توثيق الحركة أثناء النافذة، وتأكيد شمول جميع مواقع التخزين. | تأكيد اكتمال نطاق الفرع |
| المخوّلون بالاعتماد | مراجعة نتائج إعادة العد واعتماد محضر CC، ثم سند ADJ عند الحاجة فقط. | محضر وتسوية معتمدان |
| النشاط | نوفا | السلاسل والإمداد | فريق الجرد | ممثلو الفروع | المخوّلون |
|---|---|---|---|---|---|
| اعتماد النطاق والمواعيد والضوء الأخضر | ع | ت | خ | ش | ش |
| فتح رموز العمليات وتثبيتها في المحضر | خ | ع | خ | خ | — |
| إيقاف حركة المخزون أو توثيقها في النافذة | ع | ش | خ | ت | خ |
| تنفيذ المسح داخل العملية الصحيحة | خ | ع | ت | ش | — |
| عزل الأصناف غير المعرّفة وتصنيفها | خ | ع | ت | ش | خ |
| إعادة عد الفروقات | خ | ع | ت | ش | خ |
| المطابقة مع السجل الدفتري وملفات البرندات | ش | ع | ش | خ | خ |
| اعتماد محضر الجرد الدوري (CC) | ش | ت | خ | خ | ع |
| إصدار سند تسوية المخزون (ADJ) | ش | ت | — | خ | ع |
| تنفيذ دورات النقل والبيع وتحميل المندوبين | ش | ع | — | ت | خ |
| تقرير الإقفال وحزمة التسليم | ش | ع | خ | خ | خ |
تحكم هذه القواعد كل حالة تخرج عن المطابقة التامة، وتمنع تحويل الفرق إلى تسوية دون مسار موثّق.
| الحالة | الإجراء الإلزامي | الدليل المطلوب | جهة القرار |
|---|---|---|---|
| فرق موجب (زيادة فعلية) | إعادة العد بفريق مختلف عن فريق العد الأول، ومراجعة سجل الحركة الطارئة قبل احتساب الفرق. | ورقة إعادة عد موقّعة | السلاسل والإمداد |
| فرق سالب (عجز) | إعادة العد، ثم التحقق من مواقع التخزين الفرعية والمرتجعات والبضاعة قيد النقل قبل تثبيت العجز. | تقرير تحقق من المواقع | السلاسل والإمداد + ممثل الفرع |
| فرق يتجاوز عتبة التصعيدعتبة مقترحة | رفع الحالة فورًا إلى المخوّل بالاعتماد قبل الإقفال، مع مذكرة تفسيرية للسبب المرجّح. | مذكرة تصعيد + قرار مكتوب | المخوّلون بالاعتماد |
| صنف غير معرّف | عزله في قائمة مستقلة وتصويره وتصنيفه: خارج النطاق / باركود غير مسجل / تابع لبرند آخر. لا يُدرج في العد إلا بقرار مكتوب. | قائمة غير معرّف مصنّفة + صور | نوفا + السلاسل والإمداد |
| حركة طارئة أثناء النافذة | تسجيلها في السجل المستقل لحظة حدوثها، وإدخالها في المطابقة قبل احتساب أي فرق. | سجل الحركة الطارئة | ممثل الفرع |
| فرق معتمد نهائيًا | إصدار سند تسوية ADJ بعد اعتماد محضر CC حصرًا. يُمنع أي تعديل تلقائي على الرصيد. | سند ADJ مرتبط برقم المحضر | المخوّلون بالاعتماد |
يُعاد عدّ كل صنف ذي فرق مرة واحدة على الأقل بواسطة فريق مختلف عن الفريق الذي نفّذ العد الأول. هذا المبدأ يحمي النتيجة من الخطأ المتكرر ويجعل الفرق المثبَّت قابلًا للدفاع عنه أمام الاعتماد.
| م | المخاطرة | الأثر | إجراء الاحتواء | المسؤول |
|---|---|---|---|---|
| 1 | اختلاط بيانات الفرعين في عملية واحدة نتيجة غياب حقل اختيار الفرع. | عالٍ | فتح رمز مستقل لكل فرع وتثبيته في المحضر، ومنع مشاركة الرمز، والتحقق من الرمز قبل أول مسح. | السلاسل والإمداد |
| 2 | حركة مخزون غير موثّقة أثناء نافذة الجرد. | عالٍ | إيقاف الحركة رسميًا، أو إلزام سجل الحركة الطارئة وإدخاله في المطابقة قبل احتساب الفروقات. | ممثلو الفروع |
| 3 | اعتماد قائمة الماستر (1,041 صنفًا) بدل ملفات البرندات المرجعية. | عالٍ | حصر النطاق بالملفات الخمسة، ومراجعة تغطية النطاق قبل الإقفال ورفض أي صنف خارجها. | السلاسل والإمداد |
| 4 | تعارض النتيجة مع السجل الدفتري واللجوء إلى تسوية سريعة. | عالٍ | إلزام المطابقة قبل الإقفال، ومنع التسوية التلقائية، وربط كل سند ADJ برقم محضر CC معتمد. | المخوّلون بالاعتماد |
| 5 | إنشاء عمليات متفرقة بدل الانضمام إلى العملية عبر رمزها. | متوسط | تعميم رمز العملية على الفريق قبل البدء، والتحقق من عدد المنضمين وتطابق العدادات في أول ساعة. | منسق التنفيذ |
| 6 | باركودات غير مقروءة أو غير مسجلة. | متوسط | الإدخال اليدوي مع تحقق مزدوج، وإدراج الحالة في قائمة غير المعرّف بدل تخمين الصنف. | فريق الجرد |
| 7 | تأخر الضوء الأخضر أو تغيّر مواعيد الفروع. | متوسط | تثبيت المواعيد في محضر التنسيق مع تحديد موعد بديل لكل فرع، وإخطار مسبق بأي تعديل. | نوفا + السلاسل والإمداد |
| 8 | انقطاع الاتصال أو تعطل الأجهزة أثناء العد. | متوسط | توفير أجهزة احتياطية، والحفظ الدوري أثناء العد، والتصدير الفوري عند انتهاء كل نطاق برند. | منسق التنفيذ |
| 9 | إغفال مواقع تخزين فرعية داخل الفرع. | متوسط | حصر مواقع التخزين كتابيًا قبل البدء، وتأكيد ممثل الفرع شمول جميع المواقع قبل الإقفال. | ممثلو الفروع |
| 10 | تفاوت جاهزية الفريق في استخدام الأداة. | منخفض | جلسة تعريف قصيرة قبل البدء على وضع «جرد» والمسح والانضمام بالرمز وقراءة المؤشرات. | السلاسل والإمداد |
| المستوى | نوع الحالة | جهة المعالجة | زمن الاستجابة |
|---|---|---|---|
| 1 | استفسار تشغيلي أثناء العد، أو التباس في نطاق برند أو موقع تخزين. | منسق التنفيذ — برند زو | خلال ساعةمقترح |
| 2 | فرق يتجاوز العتبة المعتمدة، أو صنف غير معرّف بكمية مؤثرة، أو تعطل يوقف العد جزئيًا. | مدير إدارة السلاسل والإمداد + ممثل الفرع | خلال 4 ساعاتمقترح |
| 3 | توقف العد كليًا، أو تعارض جوهري مع السجل الدفتري، أو طلب تسوية قبل الاعتماد. | المخوّلون بالاعتماد لدى شركة نوفا | خلال 24 ساعةمقترح |
تُستكمل أسماء جهات المعالجة وبيانات التواصل عند تسمية الممثلين في اجتماع التنسيق.
تُعبَّأ الجدول أدناه أثناء الاجتماع، ويُعتمد بالتوقيع ليصبح مرجع التنفيذ الملزم. البنود المفتوحة هي شرط بدء، ولا يُفتح العد قبل إغلاقها جميعًا.
| م | البند | القرار | مسؤول التأكيد |
|---|---|---|---|
| 1 | موعد اجتماع التنسيق | مفتوح | — |
| 2 | موعد جرد فرع بنغازي ورمز عمليته | مفتوح | — |
| 3 | موعد جرد فرع طرابلس ورمز عمليته | مفتوح | — |
| 4 | ممثلو شركة نوفا وبرند زو والمخوّلون بالاعتماد | مفتوح | — |
| 5 | نافذة إيقاف أو توثيق حركة المخزون | مفتوح | — |
| 6 | قاعدة معالجة الأصناف غير المعرّفة والفروقات وعتبات التصعيد | مفتوح | — |
| 7 | اعتماد مستهدفات المؤشرات الواردة في البند 02 | مفتوح | — |
| 8 | اعتماد دورة النقل TR → TRN → TRC | مفتوح | — |
| 9 | اعتماد دورة البيع SO → PICK → PACK → DN → POD → GP → INV | مفتوح | — |
| 10 | اعتماد دورة تحميل المندوبين VLD → VSI → CRN/VRT → VSR | مفتوح | — |
لا تُعتبر العملية مغلقة إلا باستيفاء المعايير التالية كاملة لكل فرع على حدة.
ملف Excel لكل عملية · تقرير المطابقة مع السجل الدفتري · قائمة الفروقات النهائية · قائمة غير المعرّف مصنّفة ومقفلة · محضر CC معتمد لكل فرع · سند ADJ عند وجود فرق معتمد · تقرير الإقفال متضمنًا أرقام المستندات وسجل التدقيق.
يلخص هذا الملحق ما ظهر في المعاينة المباشرة لواجهتي العمليات المخزنية والمستندات بتاريخ 15 أغسطس 2026، وهو الأساس الذي صيغت عليه هذه الخطة.
| الواجهة | التحكم الظاهر | استخدامه في الخطة |
|---|---|---|
| العمليات المخزنية | أوضاع جرد / استلام / صرف، ثم المسح أو الكتابة وEnter | اختيار وضع «جرد» وتسجيل العد حسب الباركود |
| العمليات المخزنية | لصق دفعة والبحث في الجدول | خيار مساعد ضمن قائمة مراجعة معتمدة |
| العمليات المخزنية | الكل، تم المسح، لم يُمسح، الفروقات، غير معرّف | متابعة التغطية والاستثناءات قبل الإقفال |
| العمليات المخزنية | رمز العملية والانضمام وتصدير Excel | جمع فريق الفرع وحفظ نتيجته المستقلة |
| المستندات | رقم تسلسلي، منشئ، معتمد، سجل تدقيق | إثبات الحوكمة والتتبع |
| المستندات | سلاسل CC/ADJ وTR/TRN/TRC وSO… وVLD… | إقفال الجرد والنقل والبيع والرحلة مستنديًا |
قائمة تشغيلية تُطبع وتُستخدم في الموقع، وتُرفق موقّعة ضمن ملف الإقفال لكل فرع.